Todo lo que debes saber sobre la ejecución de proyectos

La ejecución de proyectos es la etapa en la que se llevan a cabo las actividades planificadas, y el éxito o fracaso de estas actividades tiene un gran impacto en el desempeño general del proyecto. De hecho, solo el 40% de los proyectos logran alcanzar todos sus objetivos, ya sea en su totalidad o en su mayoría. A continuación, en CRMLAB te mostramos todo lo que debes saber sobre este proceso.

 

¿Qué es la ejecución de proyectos?

La ejecución de proyectos, a veces conocida como la implementación del proyecto, es el proceso de poner en marcha las actividades descritas en los planes del proyecto. Esta es generalmente la etapa más larga dentro de un ciclo de vida de proyecto, que según distintas fuentes, puede estar compuesto por cuatro a seis pasos.

Durante la ejecución del proyecto, ocurren muchas cosas importantes. Entre las principales actividades se encuentra la construcción y presentación de los entregables. En esta fase, el equipo realiza las actividades planificadas para crear los productos finales que serán compartidos con las partes interesadas.

 

Además, el gestor del proyecto pasa a un rol de control y evaluación, monitoreando el progreso del proyecto en relación con los hitos y el cronograma establecidos. También se lleva a cabo una revisión del alcance del proyecto, donde el equipo y los gestores deben asegurarse de que su trabajo sigue alineado con las definiciones iniciales. Finalmente, la documentación es necesaria, ya que los colaboradores deben hacer un seguimiento detallado de las tareas conforme se completan, se retrasan o se descartan.

   

Retos para ejecutar proyectos

Sin embargo, la ejecución del proyecto no está exenta de desafíos. Incluso con una planificación minuciosa, los proyectos en esta fase pueden enfrentar diversos problemas. Uno de los desafíos más comunes es el cambio en el alcance, que ocurre cuando se solicitan cambios después del inicio del proyecto, los cuales no estaban contemplados en el documento de alcance inicial. Aunque es difícil evitar por completo el cambio en el alcance, se puede gestionar mejor con una planificación exhaustiva y revisiones constantes del alcance del proyecto.

Otro desafío es el control de calidad, que es una responsabilidad clave del gestor de proyectos durante la ejecución. El control de calidad no solo afecta el resultado final, sino también el presupuesto y el alcance del proyecto. Establecer controles de rutina y trabajar en sprints son estrategias eficaces para asegurar la calidad.

 

Las solicitudes de cambio y la gestión de casos también son retos que están estrechamente relacionados con el cambio en el alcance. A lo largo del proyecto, las expectativas del cliente pueden cambiar, lo que podría dar lugar a solicitudes de revisiones o ajustes. Para manejar estas situaciones de manera efectiva, es útil utilizar elementos como formularios personalizados, que permiten crear un registro detallado de las solicitudes y gestionar las aprobaciones o rechazos de manera precisa. Herramientas como la Plantilla de solicitudes y aprobaciones de proyectos en monday.com pueden ser de gran ayuda para este propósito.

 

Pasos a seguir

Para ejecutar correctamente un proyecto, es fundamental contar con una planificación detallada y claramente comunicada a todos los miembros del equipo. Esta planificación debe incluir un cronograma bien definido, objetivos claros, y roles y responsabilidades asignados. El éxito en la ejecución depende de la capacidad de los líderes de proyecto para monitorear de cerca el progreso en comparación con los hitos establecidos, realizando ajustes según sea necesario para mantenerse dentro del presupuesto y los plazos. Además, es importante asegurar que todo el equipo tenga acceso a las herramientas y recursos necesarios para llevar a cabo sus tareas de manera eficiente.

 

Otro aspecto esencial es la comunicación constante y efectiva entre todos los involucrados en el proyecto. Esto incluye reuniones regulares para revisar el avance, abordar posibles obstáculos y garantizar que todos estén alineados con los objetivos del proyecto. Además, es importante documentar cada etapa del proceso, lo que permite un seguimiento preciso y facilita la toma de decisiones informadas en caso de que surjan imprevistos.

 

En resumen, la ejecución de proyectos es crucial para el éxito general. Aunque puede enfrentar desafíos como cambios en el alcance y control de calidad, una buena planificación, el uso de herramientas adecuadas y una comunicación constante ayudan a superarlos. El éxito en esta fase se mide no solo por la entrega de resultados, sino también por la capacidad del equipo para adaptarse y resolver problemas a medida que surgen.