Economiza el tiempo de los proyectos con el método Kanban

¿Has oído hablar alguna vez del método Kanban? Es un método de gestión del trabajo que surgió en el Sistema de Producción Toyota a finales de los años 40. En aquella época Toyota empezó a trabajar con el sistema de producción «justo a tiempo», por lo que la producción se basaba en la demanda. Este sistema sentó las bases del Lean Manufacturing y de la producción ajustada. ¿Qué significa esto? Que es una producción cuyo objetivo es minimizar el desperdicio, es decir, crear más valor para los clientes pero sin generar más gastos. Si utilizas un CRM en ventas, te enseñamos a utilizar este método y ya verás qué efectivo es.

Cómo funciona el método Kanban

1. Visualiza lo que haces, es decir, el flujo de trabajo: Una visualización de todas sus tareas y elementos en una tabla ayudará a todos los miembros del equipo a mantenerse al tanto del trabajo.
2. Limita la cantidad de trabajo en curso: Fíjate objetivos asequibles. Mantén el equilibrio del flujo de trabajo limitando los trabajos en curso para evitar un compromiso excesivo en el número de tareas que no podrás completar.
3. Realiza un seguimiento del tiempo: El seguimiento del tiempo converge con la metodología Kanban. Realiza un seguimiento continuo de tu tiempo y evalúa el trabajo con precisión.
4. Utiliza indicadores visuales: Utiliza tarjetas de colores para distinguir los tipos de trabajo, las prioridades, las etiquetas, los plazos y mucho más.
5. Identifica los cuellos de botella y elimina lo desechable: saca el máximo partido a los plazos y ciclos, al flujo acumulado y a los informes de tiempos. Estos criterios te permitirán evaluar tu rendimiento, detectar problemas y ajustar el flujo de trabajo en consecuencia.

Ahorra tiempo con el método Kanban

El tiempo es la parte central de la filosofía Kanban, por lo que la mayoría de los equipos que apuestan por este método optan por el seguimiento temporal. Una de las grandes ventajas de Kanban es la capacidad de detectar cuellos de botella en los procesos de desarrollo al imponer un límite al número de tareas activas que un equipo puede tener abiertas en un momento dado. Si el número de tareas en el proceso es demasiado elevado, el equipo debe identificar el problema y resolverlo.

Sin embargo, es importante entender que los cuellos de botella no tienen por qué ser un síntoma de un problema organizativo, ni significan que los desarrolladores sean demasiado lentos. Más bien indican que se ha intentado abarcar más trabajo del que el equipo podía gestionar, por lo que ha llegado el momento de buscar más personal o reducir la carga de trabajo y ampliar el plazo del proyecto.

Por ejemplo, puede ser muy efectivo utilizar un CRM como CRMLab para ahorrar tiempo. En el apartado de Gestión de tareas del CRM, puedes crear tareas individuales, o tareas por proyectos formando minitareas. En este sentido, puedes emplear el método Kanban para ver en forma de embudo el estado de las tareas y su proceso. Además, puedes añadir el tiempo dedicado a cada tarea para que el Project manager vea si se cumplen los timings, las fechas de entrega, y cuál es el nivel de rendimiento del usuario. Sin duda, si empleas este método, verás un ahorro sustancial de tiempo y descubrirás cómo los proyectos van sobre ruedas.