Cómo subir documentos al CRM

Si quieres saber como subir documentos externos de tu ordenador al CRM, aquí te explicamos de manera fácil cómo hacerlo y qué ventajas tiene.

 

Desde crmlab puedes subir y almacenar todo tipo de documentos para que tu equipo pueda acceder y trabajar con ellos en cualquier momento. Por ejemplo: imágenes, manuales de formación, contratos, informes, etc.

 

Estos son algunos de los tipos de archivos más usados que te permite subir:

 

• PDF
• Excel
• JPG
• PNG
• Word

 
 

 

Ventajas de subir tus documentos al CRM:

 

• Accedes a tus documentos al instante
• Compartes archivos con tu equipo
• Mayor comodidad de gestionar todo en un mismo sitio
• Tus documentos están guardados de forma segura en la nube

 
 

1. Para empezar, dirígete al módulo de Empresa, y haz click en Documentos.

 

 
 

En la siguiente pantalla dispones de un buscador, donde puedes buscar el tipo de documento que te interesa. A su derecha hay un botón con tres puntos verticales que te permite añadir varios filtros a la vez para segmentar mejor la información. Por último, en el lado izquierdo del buscador hay una pestaña desplegable con tipos de visualización de documentos: puedes ver todos los documentos, los activos, los borradores o los del propio usuario.

 

 
 

2. A continuación, haz click en <<Crear Documento>>

 

 
 

3. Cuando te aparezca esta ventana, a continuación haz click en Formulario Completo.

 

 
 

4. Una vez dentro de la ficha, rellena todos los campos:

 

Como puedes ver, por defecto el «Usuario asignado» es el propio usuario, pero puedes asignarlo al usuario que pertenezca el documento. Lo mismo pasa con el «Equipo»; es el equipo por defecto del CRM, pero puedes añadir más de un equipo por si deseas agrupar los documentos según al departamento de la empresa que pertenece y tener todo más organizado. Por ejemplo «Equipo Judith».

 

 
 

• Archivo: archivo que deseas subir.
• Nombre: nombre del documento.
• Carpeta: seleccionar el tipo de carpeta que quieres asignar al documento.
 
• Tipo: el tipo de documento.
  • Ninguno
  • Contrato
  • NDA
  • EULA
  • Contrato de licencia
 
• Estado: es el estado en el que se encuentra el documento.
  • Activo
  • Borrador
  • Expirado
  • Cancelado
 
• Fecha de publicación.
• Fecha de caducidad.
• Descripción: explicación adicional acerca del documento.

 

Finalmente, le daremos al botón de «Guardar».

 

 
 

Estos documentos siempre suelen ser de uso interno en la empresa, pero si deseas subir un documento que hace referencia a uno de tus clientes en concreto, puedes asignar su cuenta de cliente para que el documento se vincule a su ficha automáticamente.

 
 

5. Dirígete al panel inferior de «Cuentas«. Si vas a crear la cuenta de un cliente desde cero, haz click en «+» y rellena los datos de la nueva cuenta del cliente.

 

 
 

O si es una cuenta existente de un cliente, haz click en e botón de los tres puntos y «Seleccionar«.

 

 
 

6. A continuación, te aparece una ventana con el listado de tus clientes. Selecciona el cliente correspondiente y haz click en «Guardar«.

 

 
 

Si has seguido todos los pasos correctamente, queda así:

 

 
 
 

 
 

Accede a tu CRM y sube tus documentos

 

Comparte todos los archivos con tu equipo de la forma más sencilla posible. Ahorra tiempo y espacio para acceder más rápido a tus documentos de trabajo.

   

ACCEDER AHORA

 

Si después de este tutorial, necesitas ayuda o no has podido subir un documento, puedes contactar con nosotros por aquí.