Cómo crear carpetas para mis documentos del CRM

Después de tener nuestros documentos subidos en el CRM, ahora toca organizarlos por carpetas. En el caso que no hayas subido aún tus documentos, haz <<click>> aquí para saber cómo hacerlo.  

 

 

La creación de carpetas es una de las mejores maneras de administrar y mantener tus documentos organizados. Por ejemplo, si un documento está relacionado con los proveedores y otro con distribuidores, puedes crear dos tipos de carpetas con esos nombres y añadir a cada una de estas carpetas sus documentos correspondientes.

 

 

Ventajas de crear carpetas para mis documentos:

 

• Facilidad de uso
• Administra y mantiene tus documentos organizados
• Ahorro de tiempo: encuentras tus documentos más rápido
• Acceso inmediato a los documentos

 

 

1. Para empezar, dirígete al módulo de Empresa, y haz click en Documentos.

 

 

 

 

2. A continuación, haz click en los tres puntos que aparecen en la imagen. Seguidamente dale click a Administrar Carpetas.

 

 

 

 

3. El CRM tiene varios tipos de vista para visualizar la información. En este caso, en la siguiente imagen nos aparece «Vista de árbol». Este tipo de vista es más esquemática, ya que te permite ver las carpetas y subcarpetas con una representación gráfica de «tronco» y «ramas».

 

Si haces click en la flecha de una carpeta, se abre un desplegable con todas las subcarpetas que hayan dentro de ésta, o puedes crear una desde ahí mismo.

 

 

 

 

4. El siguiente paso es hacer click en el botón de «Vista de Lista».

 

 

 

 

5. En la siguiente imagen, te aparece la «Vista de Lista», donde se muestran todas las carpetas del CRM en forma de lista. Además, dispones de un buscador para hallar de manera más rápida la carpeta.

 

Ahora que ya sabes un poco más, es hora de crear una carpeta. Haz click en «Crear carpeta de documentos».

 

 

 

 

6. Debes rellenar los datos correspondientes que se indican en la imagen.

 

 

 

 

• Nombre: Escribir el nombre de esta carpeta

 

• Padre: Como ya indica el nombre, el «padre» es la carpeta principal. Aquí añadiremos si la carpeta que estamos creando forma parte de otra, o si es una carpeta única. En este caso, creamos la carpeta de «Proveedores de material de oficina» y la agrupamos a la carpeta padre de «Proveedores».

 

• Descripción: Puedes añadir información adicional sobre lo que contiene esta carpeta.

 

 

 

7. En el panel de la derecha, puedes asignar el equipo al que pertenezca esta carpeta. El equipo puede tener el equipo por defecto y otro más por si queremos especificar si esta carpeta pertenece a algún departamento de la empresa, etc. Por ejemplo: «Equipo judith», pues esta carpeta pertenecerá a esta rama y tendremos todos los documentos de este usuario en su carpeta.

 

Haz click en la flecha para seleccionar los equipos.

 

 

 

 

8. El panel de «Hijos» hace referencia a si la carpeta de «Proveedores de material de oficina» tiene subcarpetas dentro de ésta. Un ejemplo de «Hijo» o de subcarpeta, podría ser «Papelería«.

 

 

 

 

9. En el panel de «Documentos», se muestran todos los documentos que hay almacenados dentro de la carpeta de «Proveedor de material de oficina». Para añadir un documento puedes hacerlo desde la misma ficha, haciendo click en «+«.

 

 

 

 

10. Por último, haz click en «Guardar». Cuando hemos creado la carpeta de documentos, queda así:

 

 

 

 

 

 

 

Accede al CRM y crea tus carpetas de documentos

 

Organizar tu biblioteca de documentos en el CRM, te ayuda a consultar más rápidamente tus documentos. Además, puedes compartirlos con tu equipo y mejorar la comunicación interna.

   

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Si después de este tutorial, necesitas ayuda o no has podido crear una carpeta, puedes contactar con nosotros por aquí.