Evita a toda costa 9 errores en la gestión del tiempo

Muchos sentimos a menudo que estamos sobrecargados de trabajo y tenemos que emplear más horas de la cuenta para poder terminar nuestras tareas y llegar a nuestros objetivos. También podemos estar resolviendo una crisis tras otra, lo que resulta muy estresante y desmoralizador. La mayoría de las personas, somos conscientes de que podríamos realizar una gestión del tiempo de manera más eficaz, pero resulta difícil identificar los errores que están cometiendo.

A continuación, mencionamos 9 errores más habituales que solemos hacer y que nos impiden llegar a nuestros plazos y cómo evitarlos.

1. No tener una lista de tareas pendientes

A menudo nos da la sensación de que nos dejamos algo por hacer muy importante y no sabemos qué es lo que nos causa frustración. Esto ocurre porque seguramente no utilicemos una lista con las tareas pendientes y hagamos una mala gestión del tiempo. Una táctica efectiva para que las listas sean lo más precisas posible es la de establecer una hora de comienzo y de entrega de esa tarea, en vez de limitarnos a escribir una detrás de otra.

Se puede hacer con un software CRM que automáticamente ordene las tareas por orden de comienzo, y nos ayuda a la hora de priorizar.

2. No tener unas metas definidas

Si no sabemos lo que nos gustaría haber conseguido en los próximos 4 meses en nuestra empresa, es el momento de fijarse objetivos. La fijación de objetivos es esencial a la hora de gestionar bien el tiempo porque los objetivos nos ayudan a centrar nuestra atención en la meta, y la recompensa que nos estamos trabajando.

Una vez que sabemos a dónde queremos llegar, podremos gestionar nuestro tiempo, nuestras prioridades y detectar que recursos tenemos para conseguirlo. Esto nos ayuda a decidir en qué tareas merece más la pena invertir tiempo, o si otras son distracciones que no nos llevan a ningún lado.

3. No priorizar

A veces es difícil saber priorizar, especialmente si nos encontramos con un montón de tareas urgentes. Sin embargo, para gestionar bien nuestro tiempo es esencial aprender a priorizar las tareas de manera efectiva. Para priorizar mejores nuestras tareas debemos tener en cuenta varios aspectos como la importancia, la urgencia, el esfuerzo o tiempo que nos va a llevar y ordenarlas según estos criterios.

4.Controlar las distracciones

Habitualmente perdemos mucho tiempo en distracciones como mails, llamadas, gestiones inesperadas, etc. Estas son algunas de las circunstancias que distraen, hacen perder la concentración y con las que se pierde una gran cantidad de tiempo.

Cuando trabajamos al 100% en lo que estamos haciendo parece que nos cuesta menos esfuerzo terminar las tareas y nos produce una gran satisfacción. Por eso, es importante que detectemos cuáles son nuestras distracciones y minimizarlas al máximo para poder conseguir una mejor productividad.

5. Atrasar las tareas

Es muy tentador aplazar las obligaciones que menos nos gustan hasta el último momento, pero en realidad, cuando hacemos eso nos sentimos culpables y nos agobiamos al pensar en ello. Muchas veces es que el problema es que se teme a empezar la tarea y vamos posponiéndola sin realmente hacer nada y perdiendo el tiempo.

La mejor solución es «quitárnoslas de encima» lo antes posible. Es decir, programarlas los primeros días de la semana para estar tranquilos y sin estrés durante el resto de semana. O también tenemos la opción de dividir la tarea en otras más pequeñas o fijarnos un «punto» al cual tenemos que llegar ese día, para ir avanzando poco a poco sin tener la sensación de agobio.

6. Asignarse demasiadas tareas

Muchas veces no nos damos cuenta que no podemos querer ocuparnos de todo, porque en cuanto nos damos cuenta las tareas crecen, crecen y crecen. A veces, también podemos actuar así porque no confiamos en que los demás lo hagan correctamente.

En cualquier caso, querer abarcar demasiado no es bueno, ya que nos puede llevar a tener muy mala desorganización, falta de tiempo y mucho mucho estrés. Por tanto, es fundamental que cada miembro de la empresa se encargue de sus tareas para poder llegar a las entregas esperadas.

Con el CRM gratuito, online y en español de CRMLab, tenéis la posibilidad de asignar diferentes tareas a cada miembro, establecerle una fecha de entrega y mantener una comunicación fluida, mediante la ficha de la tarea para solucionar todas aquellas dudas o sugerencias.

7. Creer en la «Multitarea»

Contra más cosas intentamos hacer a la vez, nos creemos más productivos y que avanzamos más trabajo con la esperanza de terminar antes, pero es todo lo contrario. Por ejemplo, no podemos hablar por teléfono con un cliente mientras intentamos contestar un mail o terminar un informe.

Actuar así nos provoca que nuestra productividad reduzca, y en muchos casos se alarga el tiempo de ejecución de las tareas porque no se le está dedicando a cada tarea el 100% de los recursos y atención.

Además, esto nos provoca falta de concentración y podemos cometer errores que nos hagan perder mucho tiempo. Por lo tanto, lo mejor es olvidarse de la multitarea y centrarse en las tareas de una en una.

8. No tomarnos un respiro

A menudo necesitamos recargar energía para conseguir un buen trabajo. No por estar trabajando más horas seguidas significa que vayamos a finalizar antes nuestras actividades. De hecho, se cree que trabajar 8 horas seguidas sin parar nos hace tener un mejor rendimiento, pero lo cierto es que es imposible mantener la concentración durante todo ese tiempo.

Es recomendable programar los descansos con antelación y es ideal realizarlo durante 5 o 10 minutos cada 2 horas. De esta forma, trabajaremos de manera más creativa y nuestro rendimiento dará mejores resultados. Los descansos son una buena inversión para volver al trabajo más concentrados, no son una «pérdida de tiempo».

9. Planificar tareas de manera ineficiente:

Todos tenemos ritmos distintos a la hora de trabajar. Por eso, es importante conocerse para saber cuáles son los momentos de mayor rendimiento y aceptar el propio ritmo para organizar las tareas.

Lo ideal sería programar las tareas más importantes y que más esfuerzo nos requieran a la hora en la que solemos ser más productivos y trabajar con más eficacia.

En conclusión, una de las formas más efectivas de mejorar la gestión del tiempo y nuestra productividad consiste en identificar y rectificar los errores que tenemos a la hora de gestionar nuestro tiempo. Para conseguirlo, tenemos que invertir algo de ese tiempo para aprender a solucionar esos fallos para triunfar en nuestras tareas, sintiéndonos más satisfechos y menos estresados.

Si en vuestra empresa tenéis un gran problema en la gestión del tiempo y necesitáis anotar y controlar todas vuestras tareas, además de la del resto de miembros, podéis utilizar el CRM de CRMLab y trabajar desde el módulo de GESTIÓN DEL TIEMPO Y TAREAS>> .

Allí podréis crear, gestionar y asignar tareas a los miembros de tu equipo, acceder al panel de la sección para ver en el estado que se encuentran y consultar el tiempo empleado en realiza cada una. No te olvides de agrupar todas las tareas al proyecto al que pertenece y tener toda la información reunida.

Contacta con nosotros para infórmate, nuestros profesionales estarán encantados de atenderte e implantar CRMLab en tu empresa.