Cómo crear categorías para mis artículos

Después de tener nuestros artículos subidos en el CRM, ahora toca organizarlos por categorías, también conocidas como carpetas. En el caso que no hayas subido aún tus artículos, haz <<click>> aquí para saber cómo hacerlo.  

 

La creación de categorías es una de las mejores maneras de administrar y mantener tus artículos organizados. Por ejemplo, si un documento está relacionado con los proveedores y otro con distribuidores, puedes crear dos tipos de carpetas con esos nombres y añadir a cada una de estas categorías sus artículos correspondientes para segmentar la información.    

 
 

Ventajas de crear categorías para mis artículos:

 

• Facilidad de uso
• Administra y mantiene los documentos organizados
• Ahorro de tiempo: encontrar documentos más rápido
• Acceso inmediato a los documentos

 
 
1. Para empezar, dirígete al módulo de Empresa, y haz click en Base de Conocimiento.

 

 

 

 

 

2. A continuación, haz click en los tres puntos que aparecen en la imagen. Seguidamente dale click a Administrar Categorías.

 

 

 

 

3. El CRM tiene varios tipos de vista para visualizar la información. En este caso, en la siguiente imagen nos aparece «Vista de árbol». Este tipo de vista es más esquemática, ya que te permite ver las carpetas y subcarpetas con una representación gráfica de «tronco» y «ramas».

 

Si haces click en la flecha de una carpeta, se abre un desplegable con todas las subcarpetas que hayan dentro de ésta, o puedes crear una desde ahí mismo.

 

 
 

 

4. El siguiente paso es hacer click en el botón de «Vista de Lista».

 

 

 

 

5. En la siguiente imagen, te aparece la «Vista de Lista», donde se muestran todas las categorías creadas en la Base de Conocimiento en forma de lista. Además, dispones de un buscador para hallar de manera más rápida la categoría o carpeta.

 

Ahora que ya sabes un poco más, es hora de crear una categoría. Haz click en «Crear categoría».

 

 

 

 

6. Debes rellenar los datos correspondientes que se indican en la imagen.

 
 

7. En el panel de la derecha, puedes asignar el equipo al que pertenezca esta categoría. El equipo puede tener el equipo por defecto y otro más por si queremos especificar si esta categoría pertenece a algún departamento de la empresa, etc. Por ejemplo: «Equipo judith», pues esta categoría pertenecerá a esta rama y tendremos todos los artículos de este usuario en su categoría.

 

Haz click en la flecha para seleccionar los equipos.

 

 

8. El panel de «Hijos» hace referencia a si la categoría de «Documentación privada» tiene subcarpetas dentro de ésta. Un ejemplo de «Hijo» o de subcarpeta, podría ser «Documentación CRM».

 

 
 

 

9. En el panel de «Artículos«, se muestran todos los artículos que hay almacenados dentro de la categoría de «Documentación privada». Para añadir un artículo puedes hacerlo desde la misma ficha, haciendo click en «+«.

 

 
 

10. Por último, haz click en «Guardar«. Cuando hemos creado las categorías de la base de conocimiento, queda así:

 

 
 
 
 

Accede al CRM y crea tus carpetas en Base de conocimiento

 

Crear y organizar tus artículos en el CRM te permite acceder más rápido a ellos y evitar el uso de otras herramientas externas. Además, puedes compartirlos con tu equipo y mejorar la comunicación interna.

 
 

ACCEDER AHORA

 

Si después de este tutorial, necesitas ayuda o no has podido crear una carpeta, puedes contactar con nosotros por aquí.